OOÚ v usneseních rady a zastupitelstva

Kolem OOÚ (tedy ochrany osobních údajů) vyvstalo několik otázek poté, co vedení radnice Prahy 7 změnilo od roku 2011 způsob identifikace osob v usneseních rady a zastupitelstva. Když se ani po opakovaném položení těchto otázek na webu Prahy 7 nepodařilo odpovědi získat, následoval dotaz přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů. Z rozsáhlejší korespondence s úřadem jsou dále vybrány nejdůležitější pasáže (původní znění byla přiměřeně zkrácena).Anonymizace osobních údajů

Na dotaz týkající se změny ve zveřejňování údajů o osobách v usneseních rady a zastupitelstva – přechod z plných jmen a příjmení na počáteční písmena – odpověděl ÚOOÚ následujícím způsobem:

Podle § 5 odst. 2 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“), může správce zpracovávat osobní údaje pouze se souhlasem subjektu údajů. Bez tohoto souhlasu je může zpracovávat, je-li naplněna některá z podmínek písm. a) až písm. g) téhož ustanovení.

Podle § 7 písm. e) zákona o Praze má občan hlavního města Prahy, který dosáhl věku 18 let, právo nahlížet do rozpočtu hlavního města Prahy a do závěrečného účtu hlavního města Prahy za uplynulý kalendářní rok, do usnesení a zápisů z jednání zastupitelstva hlavního města Prahy, do usnesení rady hlavního města Prahy, výborů zastupitelstva hlavního města Prahy a komisí rady hlavního města Prahy a pořizovat si z nich výpisy. Podle § 70 odst. 1 zákona o Praze jsou schůze rady neveřejné. Podle § 94 odst. 1 zákona o Praze se na postavení a jednání rady městské části a na práva a povinnosti jejích členů obdobně použijí ustanovení vztahující se na postavení a jednání a na práva a povinnosti členů rady hlavního města Prahy, není-li zákonem stanoveno jinak. Na rozhodování rady městské části se obdobně použijí ustanovení vztahující se na rozhodování rady hlavního města Prahy, není-li zákonem nebo Statutem stanoveno jinak.

Umístěním usnesení rady na veřejně dostupném místě nebo na veřejné webové stránce dochází ke zpřístupnění (zveřejnění) v něm obsažených osobních údajů i osobám jiným, než oprávněným. Pokud povinnost zveřejnit osobní údaje nevyplývá ze zvláštního zákona, je jejich umístění na veřejně přístupných internetových stránkách v dané souvislosti zveřejněním a tedy zpřístupněním i osobám jiným než oprávněným. Takový postup je možný pouze se souhlasem předmětných subjektů údajů.

Podle § 70 odst. 3 zákona o Praze pořizuje rada hlavního města Prahy ze své schůze zápis,… V zápise se vždy uvede počet přítomných členů rady hlavního města Prahy, pořad schůze rady hlavního města Prahy, průběh a výsledek hlasování a přijatá usnesení… Zápis ze schůze rady hlavního města Prahy musí být uložen u Magistrátu hlavního města Prahy k nahlédnutí.

Z uvedeného vyplývá, že oprávněná osoba ve smyslu §§ 6, 7 zákona o Praze má právo nahlédnout do usnesení rady, které musí být spolu s příslušným zápisem ze schůze rady uloženo u obecního úřadu. Jiné osoby než oprávněné mají možnost získávat informace ze zasedání rady hlavního města Prahy na základě zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších změn. Pokud informace obsahují osobní údaje, lze je poskytnout jen v souladu s ustanoveními §§ 5 a 10 zákona 101/2000 Sb. Znamená to, že obec, která je podle § 2 odst. 1, odst. 2 zákona o svobodném přístupu k informacím povinným subjektem, musí před podáním informace zvážit, zda se v daném případě nejedná o zásah do soukromí obecně, či zda se na požadované informace nevztahuje ochrana dle příslušných právních předpisů.

Je tedy zřejmé, že zápis uložený u úřadu městské části ve smyslu příslušných ustanovení zákona o Praze nemůže být anonymizován. Z důvodů dodržení přiměřenosti rozsahu osobních údajů však v případě jejich zveřejnění nebo zpřístupnění podle zákona o ochraně osobních údajů osobám jiným než oprávněným, je toto možné pouze v anonymizované podobě.

Na webových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů je k dispozici stanovisko č. 2/2004 „Zpřístupňování a zveřejňování osobních údajů z jednání zastupitelstev a rad obcí a krajů“.

Potenciálně veřejně činné osoby

Další část dotazu se týkala potenciálně veřejně činných osob, jako jsou například přísedící u soudů. K tomuto bylo úřadem sděleno:

Podle § 64 zákona č. 6/2002 Sb., o soudech, soudcích, přísedících a státní správě soudů a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, volí přísedícího příslušné zastupitelstvo obce nebo kraje (hlavního města Prahy). Předpoklady pro funkci přísedícího upravují ustanovení § 60 tohoto zákona a příslušná ustanovení zákona č. 451/1991 Sb., kterým se stanoví některé další předpoklady pro výkon některých funkcí ve státních orgánech a organizacích České a Slovenské Federativní Republiky, České republiky a Slovenské republiky.

Obecně závazný právní výklad zvláštních právních předpisů nenáleží do zákonem vymezené působnosti Úřadu pro ochranu osobních údajů (dále jen „Úřad“). Protože osoba, která má být volena do funkce přísedícího, ještě veřejnou funkci nevykonává, nelze její osobní údaje zpracovávat ve smyslu ustanovení § 5 odst. 2 písm. f) zákona. Členové zastupitelstva obce, případně kraje však musí být seznámeni s nezbytnými osobními údaji, aby mohli posoudit, jestli osoba, která má být do funkce přísedícího volena, splňuje předpoklady pro výkon funkce vyplývající z výše uvedených právních předpisů.

V zápise a usnesení z jednání zastupitelstva musí být tyto osobní údaje uvedeny. Postup anonymizace zápisů a usnesení orgánů obcí a krajů v souvislosti se zveřejněním je pojednán ve zmíněném stanovisku Úřadu č. 2/2004.

Současný právní stav v usneseních rady a zastupitelstva

Poslední z dotazů se týkal současného stavu, kdy v usneseních do konce roku 2010 jsou uváděna plná jména fyzických osob, od počátku roku 2011 v anonymizované formě. K tomu úřad odpověděl následujícím způsobem:

Podle § 46 odst. 3 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“), odpovědnost právnické osoby za správní delikt zaniká, jestliže správní orgán o něm nezahájil řízení do 1 roku ode dne, kdy se o něm dozvěděl, nejpozději však do 3 let ode dne, kdy byl spáchán. Podle § 51 zákona tento nabývá účinnosti dnem 1. června 2000, s výjimkou ustanovení § 16, 17 a 35, která nabývají účinnosti dnem 1. prosince 2000.

Z uvedeného je zřejmé, že předmětné osobní údaje byly neoprávněně zveřejněny v době platnosti zákona a odpovědnost právnické osoby za tento postup ve smyslu ustanovení § 46 odst. 3 zákona dosud trvá.

Vlastní komentář

Z odpovědí jednoznačně plyne, že přes anonymizaci údajů pro zveřejnění na webu má občan Prahy 7 právo nahlížet na úřadě do usnesení rady a zastupitelstva včetně zápisů a příloh a pořizovat si z nich výpisy. Problematický může být současný způsob anonymizace, kdy usnesení zastupitelstva obdrží i zastupitelé v anonymizované formě ke schvalování s odůvodněním, že plné údaje jsou obsaženy v neveřejné příloze k usnesení. Je zřejmě tento způsob možný, ale z hlediska jednoznačnosti, nehledě na existenci přílohy, by plné osobní údaje měly být součástí originálu usnesení. V tomto bodě by zřejmě byl žádoucí kvalifikovaný výklad, patrně zákona o hlavním městě.

S nahlížením do předmětné dokumentace souvisí její časová dostupnost. Podle sdělení tiskového mluvčího jsou usnesení rady a zastupitelstva k dispozici na radnici po dobu 10 let, po této době jsou k nalezení v archivu hlavního města.  Závažným nedostatkem z pohledu občanů ovšem je, že radnice nerespektuje doporučení ÚOOÚ a nepodává u anonymizovaných údajů informaci, že jsou pro občany Prahy 7 nebo vlastníky nemovitostí na území Prahy 7 k nahlédnutí v neanonymizované formě na radnici. Např. Praha 6 toto řeší společnou informací ke všem usnesením zastupitelstva.

Ivan Tinka

Příspěvek byl publikován v rubrice Veřejná správa. Můžete si uložit jeho odkaz mezi své oblíbené záložky.

1 komentář u OOÚ v usneseních rady a zastupitelstva

  1. Pingback: OOÚ – aby se v tom p…e vyznalo | Pro občany Prahy 7

Napsat komentář